Política de uso de IA para tu correduría: plantilla breve

Qué te llevas

Una política breve aclara herramientas, usos permitidos, datos excluidos y responsabilidades.
La revisión humana debe comprobar las condiciones del seguro y la claridad de cada comunicación.
La formación y el canal de incidentes convierten el documento en una pauta de trabajo.
La plantilla debe adaptarse a los riesgos y obligaciones de cada correduría.

Ejemplo: una persona del equipo prepara la renovación de una póliza de Salud y pide a un asistente de inteligencia artificial que redacte una explicación para el cliente. Antes de copiar la conversación, se detiene: ¿puede introducir el historial médico? ¿Qué herramienta está autorizada? ¿Quién comprobará que el texto respeta las condiciones de la póliza?

Si cada compañero responde por su cuenta, la correduría depende de decisiones improvisadas. Una política interna breve sirve para dar una respuesta compartida antes de que surja la duda. Aquí tienes una plantilla breve y una forma práctica de adaptarla al trabajo de cartera, sin convertirla en un manual interminable.

La plantilla es una propuesta organizativa, no una fórmula legal obligatoria. Antes de adoptarla, hay que revisar el uso real de las herramientas y consultar con un especialista las cuestiones de protección de datos, contratos o sistemas de mayor riesgo que afecten al despacho.

Qué debe resolver una política útil

El documento tiene que poder responder a cinco preguntas mientras alguien trabaja: qué herramienta puede usar, para qué, qué información puede introducir, quién comprueba el resultado y a quién avisa si algo falla. Si una respuesta cambia según la herramienta o la tarea, escríbela de forma que el equipo pueda distinguirla.

Piensa en un borrador para explicar un suplemento de Multirriesgo Hogar. El asistente puede ayudar a ordenar una explicación genérica, pero no conoce necesariamente la versión de la póliza, sus límites ni lo acordado con ese cliente. Antes de enviar nada, una persona debe contrastar el texto con la documentación aplicable.

Esto afecta también a la confianza de la cartera. Una explicación incorrecta sobre una cobertura o una comunicación con datos ajenos puede perjudicar la relación que el equipo intenta cuidar. La política no elimina ese riesgo: ayuda a que el equipo sepa cuándo parar, consultar y revisar.

Plantilla breve para adaptar

Copia este texto en un documento interno, completa los campos y elimina los usos que tu correduría no haya evaluado. Los corchetes indican decisiones pendientes; no son permiso para emplear cualquier servicio.

Política interna de uso de IA

Ámbito y responsable. Esta política se aplica a [personas y equipos incluidos] cuando utilizan IA para tareas de la correduría. La persona responsable de consultas y autorizaciones es [nombre o función y contacto]. La versión vigente se guarda en [ubicación] y se revisa [fecha o momento de revisión].

Herramientas autorizadas. Se permiten únicamente [herramientas, versiones o cuentas autorizadas] para [finalidades concretas]. Cualquier herramienta, extensión o función nueva requiere consulta previa a [responsable]. Una cuenta personal no queda autorizada por el hecho de ofrecer la misma herramienta.

Usos permitidos. Se pueden preparar [por ejemplo, esquemas generales y borradores comerciales sin datos identificativos ni información confidencial]. El resultado es un borrador y no una instrucción para actuar ni una respuesta definitiva al cliente.

Información excluida. No se introducen datos de clientes, expedientes, documentos de pólizas, datos de salud, credenciales, condiciones negociadas ni información interna confidencial, salvo que un uso concreto haya sido evaluado y autorizado expresamente por [responsable], con las garantías que correspondan. Quitar el nombre no basta por sí solo para autorizar la entrada.

Revisión antes de usar. [Función responsable] comprueba los hechos, las condiciones, las fuentes y el tono antes de enviar o publicar. Las decisiones sobre cobertura, asesoramiento, reclamaciones o tratamiento de clientes corresponden a las personas autorizadas de la correduría.

Incidentes y dudas. Si se introduce información por error, se detecta un resultado incorrecto que ya se ha utilizado o hay dudas sobre un uso, se detiene la tarea y se avisa cuanto antes a [canal y responsable]. El equipo conserva la información necesaria para que el responsable valore los siguientes pasos, sin reenviar el contenido sensible innecesariamente.

Formación y revisión. [Responsable] comunica estas reglas, facilita formación adecuada a las tareas y recoge dudas. La política se revisa cuando cambien los usos, las herramientas o los riesgos, además de en [momento previsto].

Una política breve obliga a decidir qué es esencial. Si necesitas detallar una herramienta concreta, guarda sus condiciones y autorizaciones en un documento de apoyo accesible desde la política; evita que la plantilla prometa controles que todavía no existen.

Decide qué herramientas y usos entran

Empieza por una lista sencilla: herramienta, cuenta, personas que la utilizan, finalidad y tipo de información prevista. El artículo del Laboratorio de Privacidad de la AEPD sobre prompts y confidencialidad propone inventariar esos elementos. Es una orientación de su autor, no una directriz oficial que sustituya el análisis del despacho.

No basta con escribir «IA autorizada». Una herramienta puede servir para generar ideas generales sobre prevención en Comercio y no estar autorizada para cargar fotografías de un siniestro o una relación de establecimientos asegurados. Anota la finalidad permitida con ejemplos que el equipo reconozca.

Antes de aprobar un servicio, revisa sus condiciones: quién lo presta, qué ocurre con las conversaciones y qué controles ofrece la cuenta. La AEPD recomienda revisar la política de privacidad y el uso posterior de las conversaciones, además de limitar los datos personales expuestos. Si no puedes aclarar cómo funciona un uso, déjalo pendiente de evaluación.

Para un corredor, conviene identificar si la correduría actúa como responsable del despliegue de cada sistema y qué funciones asumen otros proveedores. Un agente exclusivo debe comprobar, además, qué herramientas e instrucciones autoriza su aseguradora y qué restricciones de marca le afectan. La relación y el uso concreto importan al determinar las responsabilidades.

Traza una frontera clara para los datos

En una póliza de Vida Riesgo, una pregunta aparentemente sencilla sobre una exclusión puede venir acompañada de información médica. En Flotas, una tabla de matrículas, conductores y siniestros puede identificar personas o revelar información de negocio. El equipo necesita saber que no debe pegar esos materiales en una herramienta solo porque quiera ahorrar una consulta.

Una regla inicial prudente es trabajar con ejemplos inventados y sin datos de personas o empresas reales mientras no se haya autorizado otro uso. También hay que revisar archivos adjuntos y contexto: un documento puede conservar información identificativa aunque se haya borrado el nombre visible. El Laboratorio de Privacidad de la AEPD advierte de que eliminar nombres no siempre anonimiza.

Si el despacho necesita utilizar datos reales, la respuesta no es añadir una excepción genérica en la plantilla. Define la tarea, los datos necesarios y el servicio concreto; después consulta con quien lleve protección de datos y contratos antes de autorizarla. En particular, los datos de salud y otros datos sensibles requieren un análisis específico. La confidencialidad comercial también importa aunque no haya datos personales.

Revisa el contenido antes de que salga

Un asistente puede redactar con seguridad una frase que no sea cierta. La AEPD advierte de que no hay garantías de que la información facilitada por un chatbot sea correcta. Por eso conviene asignar la revisión a una función concreta, no dar por hecho que alguien la hará.

En RC Profesional, por ejemplo, comprueba que el borrador no convierta una cobertura condicionada en una promesa general. En Ahorro, contrasta cualquier referencia a disponibilidad, condiciones o riesgos con la documentación del producto. Si la herramienta propone una afirmación que nadie puede verificar, se elimina o se deja pendiente de consulta.

Para la información comercial, el artículo 172 del Real Decreto-ley 3/2020 exige que la información dirigida a clientes o posibles clientes, incluida la publicidad, sea precisa, clara y no engañosa; la publicidad debe ser identificable. La revisión humana es una medida práctica para apoyar ese cumplimiento, no una garantía automática de que el texto sea correcto.

Separa también un anuncio de la información precontractual que corresponda entregar en una operación concreta. Una pieza genérica sobre Decesos no sustituye la comprobación de las condiciones ni la información que deba facilitarse a quien estudia contratar. Las obligaciones pueden variar según la figura del mediador y el momento de la comunicación; ante una duda, consulta con un especialista.

Si el borrador va a utilizarse en una campaña por correo, teléfono o WhatsApp, revisa antes la autorización o excepción aplicable, la base jurídica y el derecho de oposición. Que una persona ya sea cliente no habilita automáticamente cualquier comunicación. La IA puede ayudar a redactar, pero no decide si procede contactar ni por qué canal.

Forma al equipo y prepara una respuesta ante errores

La política no funciona si solo la conoce quien la firma. Preséntala con tareas reales del despacho: preparar una explicación general de un suplemento de Hogar, revisar un borrador de Comercio o responder a una duda sobre Vida Riesgo. Pide al equipo que identifique qué información excluiría, qué comprobaría y a quién consultaría.

El artículo 4 actualizado del Reglamento de IA, en el explorador oficial de la Comisión, exige a proveedores y responsables del despliegue adoptar medidas que apoyen la alfabetización en IA de su personal y de quienes utilicen sistemas en su nombre, teniendo en cuenta sus conocimientos y el contexto. No exige garantizar un nivel concreto para cada persona. La medida debe ajustarse a la función de la organización y al uso; la plantilla no determina por sí sola cómo cumplirla.

Una sesión breve puede servir para presentar las reglas, siempre que vaya acompañada de oportunidades para resolver dudas y actualizar criterios cuando cambien las tareas. Deja constancia interna de qué se ha comunicado y de quién atiende las consultas: así podrás detectar dónde hace falta reforzar la explicación.

Prepara también una vía de aviso que no dependa de localizar al director en ese momento. Si alguien introduce por error un informe de Salud, debe saber a quién avisar y qué información facilitar sin difundir el informe otra vez. La persona responsable valorará el alcance y los pasos que correspondan con el apoyo especializado necesario. La prioridad es comunicar el error pronto, no ocultarlo por miedo a una reprimenda.

Cómo ponerla en marcha sin dejar huecos

Reserva una revisión con las personas que gestionan cartera, siniestros y comunicación. Contrasta la plantilla con lo que hacen de verdad: quizás ya utilizan un asistente para resumir condiciones o para preparar explicaciones de anulaciones y extornos. Anota esos usos y decide cuáles pueden continuar, cuáles necesitan evaluación y cuáles deben detenerse.

Después completa nombres, herramientas, canal de incidentes y fecha de revisión. Comprueba que la persona designada acepta esa función y sabe a quién acudir cuando una consulta supera su competencia. Comparte la versión vigente en un lugar conocido y retira las copias obsoletas para evitar instrucciones contradictorias.

Antes de darla por implantada, plantea una prueba de escritorio: un compañero quiere redactar una comunicación de renovación de Salud. ¿Encuentra la herramienta permitida? ¿Sabe que no debe introducir el historial médico? ¿Identifica quién valida las condiciones y quién revisa si procede el contacto? Si alguna respuesta depende de adivinar, ajusta el texto.

Para concretar las pautas, revisa el tratamiento de datos de clientes en herramientas de IA generativa y el uso de IA para resumir pólizas y condicionados.

La primera versión no tiene que resolver todos los escenarios. Sí debe permitir que cualquier persona del equipo reconozca un uso permitido, se detenga ante una duda y sepa cómo pedir ayuda. Esa claridad protege mejor el trabajo cotidiano de la cartera que un documento extenso que nadie consulta.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio tener una política de IA de una página?

La plantilla propuesta es una herramienta organizativa; no se ha identificado una obligación de usar una plantilla de una página.

¿Puede el equipo introducir datos de clientes en cualquier herramienta de IA?

No debería hacerlo sin evaluar y autorizar el uso concreto, los datos, las condiciones del proveedor y las obligaciones aplicables.

¿Quién revisa un texto comercial redactado con IA?

Conviene que lo revise una persona designada por la correduría, contrastando las afirmaciones y condiciones antes de difundirlo.